Zarządzenie Nr 24.2018 Wójta Gminy w Kozielicach z 16 kwietnia 2018 r. w sprawie zmian zasad (polityki) rachunkowości Urzędzie Gminy w Kozielicach

ZARZĄDZENIE NR 24.2018

WÓJTA GMINY W KOZIELICACH

z 16 kwietnia 2018 r.

 

w sprawie zmian zasad (polityki) rachunkowości Urzędzie Gminy w Kozielicach.

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2016 r. poz. 1047 ze zm.) oraz art. 40 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 poz. 1870 ze zm.)

Wójt Gminy Kozielice zarządza, co następuje:

 

§ 1

W zarządzeniu Nr 102.2016 z dnia 30.12.2016 r. w sprawie przyjęcia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy w Kozielicach wprowadza się zmiany w załączniku Nr 5 który otrzymuje nowe brzmienie zgodnie z załącznikiem Nr 1 niniejszego zarządzenia.

 

 

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 24.2018

Wójta Gminy Kozielice

z dnia 16 kwietnia 2018 r.

 

 

Ochrona danych i sposób ich przetwarzania

 

Wykaz zbiorów danych komputerowych tworzących księgi rachunkowe

Szczegółowe informacje techniczne dotyczące struktur baz danych ZSI Sigid udostępnia informatykom urzędu na pisemny wniosek kierownictwa jednostki budżetowej. Poniżej wymienione są w skrócie zbiory używane przez program księgowości, zgodnie z art. 10 ustawy o rachunkowości.

Podstawowe informacje, wprowadzane w postaci dziennika o zawartości:

Konto Wn, kwota Wn, konto Ma, kwota Ma, data operacji, opis operacji trafią po zaksięgowaniu do zbioru „Operacji” w danym roku o nazwie:

OPErr.dbf gdzie rr = rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Oraz do zbioru „Transakcji” w danym roku o nazwie:

OPRrr.dbf gdzie rr=rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Oraz w postaci narastających sum (obrotów za dany miesiąc) do zbioru „Obrotów i Sald” o nazwie:

OISrr.dbf gdzie rr-rok na. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Zbiory te są nieusuwalne, i po zamknięciu miesiąca/roku stają się zbiorami archiwalnymi w rozumieniu braku możliwości zapisu do nich.

Zbiory te układane są przez program dynamicznie w miarę pracy programu (użytkownika), w kolejnych okresach księgowych.

Przed zaksięgowaniem dzienniki rezydują w zbiorach roboczych o nazwach:

Xrrnnnn.dbf gdzie X = kod dziennika np. W

rr- rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

Nnnn = nr kolejny np. 0011

 

Informacja nagłówkowa o dzienniku, jego status (zaksięgowany, do rejestracji, do zaksięgowania),

sumy kontrolne, zapisywane są w zbiorze o nazwie:

KATrr.dbf gdzie rr = rok np. A7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Kody dzienników i ich numeracja narastająca przechowywana jest w zbiorze o nazwie:

J_NAZPL.dbf

 

Po zaksięgowaniu program rekonfiguracji kopiuje zawartość zbiorów roboczych Xrrnnnn.dbf

(np. WB70011.dbf) do zbioru archiwalnego o nazwie:

KSrrZBT.dbf gdzie rr = rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

Jest to nadzwyczajne archiwum, z którego można odtworzyć prawie całą księgowość i z którego drukowane są rejestry dzienników.

 

Aktualny w danym roku księgowym plan kont zapisywany jest w kilku zbiorach o nazwach:

KONTA.dbf

NAZWYK.dbf

DZIALY.dbf

ROZDZ.dbf

PARAG.dbf

 

Aktualne w danym roku księgowym jednostki organizacyjne zapisywane są w zbiorze o nazwie:

WYDJO.dbf

Plan budżetowy zapisywany jest do zbioru o nazwie:

PLAN_rr.dbf gdzie rr = rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Bilans otwarcia zapisywany jest do zbioru o nazwie:

BOrr.dbf gdzie rr = rok np. B7

w roku 2015, rr = „B5”

w roku 2016, rr = „B6”

w roku 2017, rr = „B7” itd.

 

Lista kontrahentów zapisywana jest do zbioru o nazwie:

ROZRAH.dbf

 

Dane pomocnicze do obsługi kontrahentów przechowywane są w pomocniczych zbiorach:

ROZNAD.dbf – zawierającego dane nadawcy – urzędu

ROZTXT.dbf – zawierającego teksty uzasadnienia prawnego wezwania do potwierdzenia zgodności sald

 

Po zamknięciu roku księgowego plan kont za miniony rok zostanie skopiowany jako archiwalny o nazwach:

KONTAx.dbf gdzie x = oznacza literę

NAZWYKx.dbf T dla 2014 r.

KLASYFx.dbf U dla 2015 r.

DZIALYx.dbf V dla 2016 r.

ROZDZx.dbf

PARAGx.dbf

WYDJOx.dbf

Kolejnymi literami alfabetu za każdy kolejny rok.

Także lista kontrahentów uzyska status archiwalny w zbiorze:

ROZRAHx.dbf (gdzie x = j/w)

 

Program korzysta ze zbiorów będących wzorcami struktur przy zakładaniu właściwych zbiorów miesięcznych i rocznych. Są to zbiory wzorcowe:

BOWZOR.dbf

KATWZOR.dbf

AAWZOR.dbf

OISWZOR.dbf

OPEWZOR.dbf

OPRWZOR.dbf

PLAN_WZ.dbf

 

Wszystkie w/w zbiory bazy danych należą do standardu dBase III+ i są zbiorami nie kodowanymi.

 

System informatyczny Sigid składa się z następującego oprogramowania:

1. Podatek od nieruchomości dla osób fizycznych,
2. Podatek od nieruchomości dla osób prawnych,
3. Podatek rolny/leśny dla osób fizycznych,
4. Podatek rolny/leśny dla osób prawnych,
5. Ewidencja środków trwałych,
6. Kadry i Płace Urzędu i Oświaty,
7. Ewidencja ludności,
8. Księgowość Budżetowa Urzędu Gminy
9. Księgowość budżetowa Zespołu Szkół
10. Księgowość budżetowa Ośrodka Opieki Społecznej
11. Naliczanie i ewidencja podatku VAT
12. Faktury

W systemie Sigid a tym samym w programie Księgowość Budżetowa mogą być wdrożone na życzenie użytkowników mechanizmy ochrony dostępu do danych w bazach danych i ochrony przed uruchomieniem określonych zadań przez nieuprawnione osoby.

Z punktu widzenia programu Księgowości Budżetowej program może być instalowany bez haseł i kontroli uprawnień użytkowników uruchamiających określone zadania albo (na życzenie) z opcją pracy programu kontrolującego hasła dodawane przez użytkowników i przypisane im uprawnienia na wykonywanie określonych zadań.

Także po wdrożeniu systemu, w dowolnej chwili, konserwator systemu lub przedstawiciel firmy Sigid może uruchomić zawarte w programie mechanizmy kontroli.

Dana osoba może być wprowadzona do komputera indywidualnym hasłem i indywidualnymi uprawnieniami. Dane te są KODOWANE w sposób znany tylko firmie Sigid, i odczytać je (zmodyfikować) można tylko w programie Sigid, o ile osoba, która chciałaby to zrobić ma wcześniej wpisane uprawnienia na wykonywanie zmian na listach uprawnień.

Na życzenie użytkowników programu Księgowość Budżetowa, można uruchomić kodowanie wystawcy dokumentu księgowego i tym samym drukowanie nazwiska osoby wystawiającej dokument księgowy.

 

Uprawnienia w programie księgowości.

Pracownik może mieć uprawnienia na dostęp do:

- całego systemu Sigid i tym samym całego programu Księgowości Budżetowej,

- całego programu Księgowości Budżetowej, a w nim:

- przeglądanie planu kont,

- zmiany w planie kont i słownikach,

- drukowanie planu kont,

- usuwanie i blokowanie kont,

- obsługa planu budżetowego,

- obsługa bilansu otwarcia,

- zamykanie miesiąca i roku,

- rejestracja i zmienianie kodów dzienników,

- księgowanie dzienników na kontach,

- przeglądanie danych księgowych,

- drukowanie danych księgowych,

Można też wprowadzić zakazy na szczegółowe zadania. Np. można dać pracownikowi uprawnienie na cały program księgowości, ale zakaz na zamykanie miesiąca i roku, oraz na drukowanie wydawnictw księgowych. Zakazy są mocniejsze niż uprawnienia.

Nie ma możliwości ograniczenia dostępu pracownika do np. części planu kont lub części planu budżetowego, świadomie zrezygnowano przy projektowaniu systemu z takich mechanizmów. Zastosowanie powyższych uprawnień dla wybranych pracowników z rzeczywiście poufnymi hasłami, skutkuje właściwą eksploatacją programu księgowości i prawidłowym przetwarzaniem danych.

Większość instalacji Sigid to instalacje sieciowe w środowisku systemu operacyjnego Windows.. Na zabezpieczenia wewnętrzne programu należy założyć zabezpieczenia zawarte w samym systemie operacyjnym w postaci uprawnień w dostępie do ścieżek dyskowych i haseł poszczególnych użytkowników.

Instalacje systemu Sigid pracujące na pojedynczych komputerach, mogą korzystać z haseł instalowanych w konfiguracji komputera i niezbędnych przy jego starcie.

W systemach Sigid wprowadzono także identyfikatory, w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to obecność dodatkowego hasła identyfikatora, który musi być podany przed podaniem właściwego hasła, a wcześniej wprowadzony do kodowanej listy nazw pracowników, haseł, identyfikatorów, i ich klas uprawnień.

W instalacjach gdzie istnieje obowiązek ewidencjonowania zmian w danych osobowych gdzie dodatkowo występuje instalacja Sigid identyfikatory zostały zainstalowane z konieczności także dla programu Księgowość Budżetowa. W instalacjach odrębnych, dotyczących tylko rachunkowości, bez ewidencji osób i ich danych osobowych, instalacja Księgowości Budżetowej z identyfikatorami może zostać wykonana zdalnie przez firmę Sigid na życzenie.

Ochrona danych dla ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputerów polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych danych opisanych na innych nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych i chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Kopie sporządzane są tygodniowo, miesięcznie, półrocznie i rocznie na twardym dysku serwera. Dodatkowo raz na miesiąc kopie są sporządzane na nośniku zewnętrznym i przechowywane w szafie pancernej w sekretariacie.

 

Wersja stosowanego oprogramowania

W Urzędzie Gminy do prowadzenia ksiąg rachunkowych Urzędu i jednostek budżetowych, których obsługę finansową prowadzi Urząd, po wprowadzeniu aktualizacji oprogramowania , wersje oprogramowania będą wykazane w sporządzonym każdorazowo wykazie aktualizowanej wersji oprogramowania.

Przyjmuje się zasadę:

1. nie dokonuje się zmian zapisów w zasadach (polityki) rachunkowości), w przypadku zmiany wersji oprogramowania.

2. przy zmianach wersji oprogramowania sporządza się aktualny wydruk, który jest wpinany do polityki rachunkowości.